08/04/25
Cómo hacer la gestión de inventarios en su clínica odontológica
Para quienes abren un consultorio odontológico, es importante entender cómo hacer la gestión de la clínica desde el principio. Dentro de inúmeros temas primordiales, existe un aspecto que complica la vida de muchos empresarios: la gestión de inventarios en la clínica odontológica.
Además de los instrumentos de trabajo y los muebles, el consultorio tiene insumos odontológicos que deben ser repuestos periódicamente. Un buen control de inventarios evitar seriamente quedarse sin productos durante una consulta.
¡Y eso es terrible para su imagen!
Siga leyendo este artículo y descubre más sobre el control de inventarios odontológicos.
¿Cuál es la importancia del control de inventarios odontológicos?
“El control de inventarios se trata tanto de evitar desperdicios como de evitar la falta de productos.”
Además de ser dentista, el profesional del consultorio odontológico también es un administrador y un empresario. Es su responsabilidad garantizar que no haya desperdicio de material ni falta de este durante las consultas en la clínica.
Piense lo siguiente: cuando compras insumos en exceso, se arriesga de que caduquen sin utilizarse los. Esto significa un desperdicio de dinero que podría haberse invertido mejor.
Lo mismo ocurre en el otro sentido: cuando compra pocos insumos, hay el riesgo de que falten precisamente durante las consultas. Esto afecta su imagen y aleja a los clientes, tantos los nuevos como los habituales.
Ahí es donde reside la importancia de la gestión de inventarios: garantice que sepa la frecuencia adecuada para reponer el stock, lo que ayudará en su control financiero.
La gestión de inventarios ayuda en su control financiero
Una de las mayores importancias de la gestión de inventarios es el control financiero. Por añadidura, al controlar los gastos con insumos, se reducen costos innecesarios que podrían ser invertidos en otros departamentos.
Además, el control de inventarios permite identificar fallas dentro de la gestión financiera. En muchos casos, se nota que hay más gastos en la clínica de lo que se necesitaba.
Tiene cuenta de que el control de inventarios es una parte crucial del control financiero.
¿Cuáles son los otros beneficios del control de inventarios?
Evita la pérdida de insumos: con la gestión de inventarios, puedes garantizar que la mayoría de los insumos serán utilizados dentro de su fecha de vencimiento.
Hace la rutina más práctica: a través del control, el inventario se mantiene organizado y categorizado, lo que facilita la búsqueda de insumos.
Ahorras espacio: al comprar solo lo necesario para el período, evitas el uso innecesario de espacio en el depósito.
Realiza mejores atenciones: con el inventario siempre listo, se evita el riesgo de consultas retrasadas por falta de insumos.
¿Cómo hacer una buena gestión de inventarios para la clínica odontológica?
Ahora que entiende las principales ventajas del control de inventarios, es hora de pasar a la práctica. ¿Qué hacer para mejorar su gestión?
Organice el espacio del inventario
El primer cambio es físico: organice el espacio destinado al inventario. Tenga una buena limpieza del espacio, verifique los productos allí disponibles y colócalos de forma ordenada, si no estuvieren bien categorizados.
Para ayudar, use cajas organizadoras y etiquetas, lo que facilitará mucho la búsqueda de materiales. Además, adopte una lógica clara al categorizar los productos. Por ejemplo, separarlos entre desechables y no desechables.
Mantenga la información siempre clara, accesible y precisa
La información sobre tu inventario debe ser completa, fácil de acceder y precisa. Cada producto debe tener la cantidad de unidades, fecha de vencimiento, lugar de almacenamiento, fecha de llegada al inventario, entre otros.
Esta información debe ser fácil de encontrar y, especialmente, estar actualizada. De esta manera, se evita que una consulta se retrase por un producto que se lo tenía como disponible en el inventario.
Claro que esto no es posible hacerlo manualmente, al menos no de manera eficiente. Por eso, es recomendable usar un software odontológico para el control de inventarios.
Controle la fecha de vencimiento de los productos
En la lista de productos es importante que preste atención a las fechas de vencimiento. Siempre que estén próximas, se debe asegurar de comprar más en la próxima reposición de productos.
¿Pero qué hacer con los productos antiguos? Colocarlos en la parte delantera del estante. De esta manera, serán los próximos en ser utilizados, mientras que las adquisiciones más recientes quedarán atrás y no se utilizarán por el momento.
Controle la entrada y salida de insumos odontológicos
Hablando de reposición de productos, es importante se registrar las fechas y horarios de cualquier movimiento en el inventario. De igual forma, se hace necesario registrar quién es el responsable de la entrada o salida de productos en el consultorio odontológico.
Esto no solo ayuda a que los datos sean más precisos, sino que también permite analizar el tiempo de permanencia de cada producto, por lo tanto sabrá cuando comprar y la cantidad ideal de cada insumo.
Establezca una relación con sus proveedores
Establezca una relación con proveedores que no le exijan la realización de grandes compras de una sola vez. De esta manera, se evita llenar el inventario innecesariamente, desperdiciando recursos financieros.
Al mismo tiempo, los proveedores deben ser ágiles y confiables, listos para reponer su inventario cuando sea necesario. Pregúnteles si es posible obtener un buen descuento sin tener que comprar una cantidad excesiva de insumos.
Una buena solución para todas las recomendaciones dadas aquí es el uso de un software de gestión y control del consultorio odontológico. Así, podrás controlar todas las entradas y salidas, categorizar los productos y hacer seguimiento de las fechas de vencimiento.
Con esta herramienta de apoyo, ¡será mucho más fácil hacer la gestión de inventarios para clínicas odontológicas!