24/06/25
Cómo hacer la gestión de inventarios en tu clínica odontológica
Para quienes abren un consultorio odontológico, es importante comenzar a pensar en la gestión de la clínica desde el principio. Dentro de ella, existe un aspecto que complica la vida de muchos empresarios: la gestión de inventarios en la clínica odontológica.
Además de los instrumentos de trabajo y los muebles, el consultorio está formado por insumos odontológicos que deben ser repuestos periódicamente. Sin un buen control de inventarios, corres el riesgo serio de quedarte sin productos durante una consulta.
¡Y eso es terrible para tu imagen! Por eso, sigue leyendo este artículo y descubre más sobre el control de inventarios odontológicos.
¿Cuál es la importancia del control de inventarios odontológicos?
“El control de inventarios se trata tanto de evitar desperdicios como de evitar la falta de productos.”
Además de ser dentista, el profesional del consultorio odontológico también es un administrador. Es su responsabilidad garantizar que no haya desperdicio de material ni falta del mismo durante las consultas en la clínica.
Piensa lo siguiente: cuando compras insumos en exceso, corres el riesgo de que caduquen sin haber sido utilizados. Esto significa un desperdicio de dinero que podría haberse invertido mejor.
Lo mismo ocurre en el otro sentido: cuando compras pocos insumos, corres el riesgo de que falten precisamente durante las consultas. Esto afecta tu imagen y aleja a los nuevos y viejos clientes.
Ahí es donde reside la importancia de la gestión de inventarios: garantiza que sepas la frecuencia adecuada para reponer tu stock, lo que ayuda en tu control financiero.
La gestión de inventarios ayuda en tu control financiero
Una de las mayores importancias de la gestión de inventarios es el control financiero. Después de todo, al controlar tus gastos con insumos, reduces costos innecesarios que podrían ser invertidos en otros departamentos.
Además, el control de inventarios permite identificar fallas dentro de la gestión financiera. En muchos casos, ocurre que estás gastando más de lo que deberías sin saberlo.
De esta forma, el control de inventarios es una parte crucial del control financiero.
¿Cuáles son los otros beneficios del control de inventarios?
Evita la pérdida de insumos: con la gestión de inventarios, puedes garantizar que la mayoría de los insumos serán utilizados dentro de su fecha de vencimiento.
Hace la rutina más práctica: a través del control, el inventario se mantiene organizado y categorizado, lo que facilita la búsqueda de insumos.
Ahorras espacio: al comprar solo lo necesario para el período, evitas el uso innecesario de espacio en el depósito.
Realiza mejores atenciones: con el inventario siempre listo, se evita el riesgo de consultas retrasadas por falta de insumos.
¿Cómo hacer una buena gestión de inventarios para la clínica odontológica?
Ahora que entiendes las principales ventajas del control de inventarios, es hora de pasar a la práctica. ¿Qué hacer para mejorar tu gestión?
Organiza el espacio del inventario
El primer cambio es físico: organiza el espacio destinado al inventario. Haz una limpieza, verifica los productos que ya están allí y colócalos de forma ordenada si no están bien categorizados.
Para ayudar, usa cajas organizadoras y etiquetas, lo que facilitará mucho la búsqueda de materiales. Además, adopta una lógica clara al categorizar los productos. Por ejemplo, separarlos entre desechables y no desechables.
Haz que la información sea clara, accesible y precisa
La información sobre tu inventario debe ser completa, fácil de acceder y precisa. Cada producto debe tener la cantidad de unidades, fecha de vencimiento, lugar de almacenamiento, fecha de llegada al inventario, etc.
Esta información debe ser fácil de encontrar y, especialmente, estar actualizada. De esta manera, evitas que una consulta se retrase por un producto que pensabas que tenías en el inventario.
Claro que esto no es posible hacerlo manualmente, al menos no de manera eficiente. Por eso, es recomendable usar un software odontológico para el control de inventarios.
Mantén un control sobre la fecha de vencimiento de los productos
En tu lista de productos, es importante que prestes atención a las fechas de vencimiento. Siempre que estén próximas, asegúrate de comprar más en la próxima reposición de productos.
¿Pero qué hacer con los productos antiguos? Colócalos en la parte delantera del estante. De esta manera, serán los próximos en ser utilizados, mientras que las adquisiciones más recientes quedarán atrás y no se utilizarán por el momento.
Controla la entrada y salida de insumos odontológicos
Hablando de reposición de productos, es importante que tengas registradas las fechas y horarios de cualquier movimiento en tu inventario. De igual forma, debe quedar registrado quién es el responsable de la entrada o salida de productos en el consultorio odontológico.
Esto no solo ayuda a que tus datos sean más precisos, sino que también te permite analizar el tiempo de permanencia de cada producto. Sabes cuánto tiempo permanece en el inventario, lo que te permite comprar la cantidad ideal de insumo.
Establece una relación con tus proveedores
Establece una relación con proveedores que no exijan que realices grandes compras de una sola vez. De esta manera, evitarás llenar tu inventario innecesariamente, desperdiciando dinero.
Al mismo tiempo, los proveedores deben ser ágiles y confiables, listos para reponer tu inventario cuando sea necesario. Pregúntales si es posible obtener un buen descuento sin tener que comprar una cantidad excesiva de insumos.
Conclusión
Una buena solución para todas las recomendaciones dadas aquí es el uso de un software odontológico de control. A través de él, podrás controlar todas las entradas y salidas, categorizar los productos y hacer seguimiento de las fechas de vencimiento.
Con esta herramienta de apoyo, ¡será mucho más fácil hacer la gestión de inventarios para clínicas odontológicas!